8. Asset Manager - Die Bild-und PDF-Verwaltung des zCMS

Der Asset Manager ist die Systemdatenbank des zCMS, der dazu dient, Assets zentral zu verwalten. Als Assets werden im zCMS die digitalen Dateien wie Bilder, Videos, Dokumente, Audio-Dateien oder PDF’s bezeichnet. Der Asset Manager ermöglicht das Hochladen, Speichern, Organisieren und Verwalten dieser Assets und unterstützt dabei verschiedene Dateiformate. Das erleichtert die Arbeit von Redakteuren und beschleunigt Workflows, da alle Assets an einem Ort gespeichert sind. Redakteuren wird dadurch ermöglicht, diese direkt in eine Seite bzw. einen Seiteninhalt einzubinden. Mit einer entsprechenden Rechteverwaltung ist es möglich, selbst auf Ordnerebene Uploadrechte zu vergeben oder die Sichtbarkeit einzuschränken, so dass manche Redakteure nur bestimmte Assets sehen und nutzen können. Zudem hat der Asset-Manager eine Suchfunktionen, um basierend auf Metadaten, Dateitypen oder anderen Kriterien entsprechende Assets zu finden.

Wenn innerhalb eines Templates (Seiteninhalts) ein Editierbutton in Form eines roten Punktes sichtbar wird und Assets eingesetzt werden können, wird der Asset Manager aufgerufen - siehe Abschnitt 2.6 Anwendungsbeispiel Bildauswahl über den Asset Manager im Seiteninhalt. Alternativ kann der Asset Manager auch manuell über das OpenText-Hauptmenü oben links aufgerufen werden - siehe Abschnitt 2.2 Aufruf des Asset Manager über das Hauptmenü . Sind die gewünschten Assets bereits im Asset Manager gespeichert, so können diese aus den entsprechenden Ordnern ausgewählt werden. Sollen neue Assets verwendet werden, so müssen diese vorher in den jeweiligen Ordner im Asset Manager hochgeladen werden (siehe Abschnitt 2.3 Dateien/Bilder hochladen).

2.1 Empfohlene Voraussetzungen für Bilder (Format/Dateigröße/Dateiname)

Format:

• JPG/JPEG: Für Fotos, gute Komprimierung bei geringem Qualitätsverlust.

• PNG: Für Bilder mit Transparenz, weniger effizient als JPEG.

• SVG: Für Vektorgrafiken wie Logos oder Icons. Skalierbar ohne Qualitätsverlust.

Dateigröße:

Eine einzelne Datei sollte nicht größer als 5 MB sein, um auch längere Ladezeiten der entsprechenden Seiten zu vermeiden.

Dateiname:

Der Dateiname von Bildern spielt eine wichtige Rolle für die Suchmaschinenoptimierung (SEO) und die Benutzerfreundlichkeit. Ein gut gestalteter Dateiname hilft Suchmaschinen, den Inhalt des Bildes zu verstehen, und macht die Verwaltung der Dateien für Redakteure übersichtlicher.

• Der Dateiname sollte den Inhalt des Bildes beschreiben.

• Dateinamen sollten in Kleinbuchstaben geschrieben werden, um Komplikationen bei serverseitigen Betriebssystemen zu vermeiden.

• Dateinamen dürfen keine Leerzeichen enthalten, aber Wörter können mit “_” oder “-” getrennt werden.

• Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß, &, %, $) können zu Problemen führen.

• Dateinamen kurz und prägnante Dateinamen.

• Bevor eine neue Datei in das CMS hochgeladen wird sollte der Dateiname bereits optimiert sein, weil er im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann.

2.2 Aufruf des Asset Manager über das Hauptmenü

	Aktion	Vorschau im CMS

	Aktion	Vorschau im CMS
1	Asset Manager der Asset Manager kann über das Hauptmenü aufgerufen werden	Open
2	Ordnerinhalte anzeigen als Hauptordner stehen die Ordner “img” und “download” mit den jeweiligen Unterordnern zur Verfügung Auswahl eines entsprechenden Ordners Anzeige des Ordnerinhalts   Die Anzahl und Benennung der zur Verfügung stehenden Ordner und Unterordner kann von Projekt zu Projekt variieren.	Open
3	Darstellung der Ordnerinhalte Darstellung der Dateien als Thumbnail (Miniaturansicht) - siehe Abbildung 1 über den Button “Liste” kann in die Listenansicht gewechselt werden - siehe Abbildung 2     Wie Bilder bzw. Dateien einem jeweiligen Ordner hinzugefügt (hochgeladen) werden können, wird im Abschnitt “2.3 Dateien/Bilder hochladen” beschrieben.	Open Abbildung 1   Open Abbildung 2
4	Auswahl der Datei Klick auf ein Thumbnail (1), um die Vorschau zu sehen, Klick auf den Dateinamen (2), um die Datei auszuwählen. Auf der rechten Seite werden Informationen zum Bild und weitere Bearbeitungsmöglichkeiten eingeblendet (siehe auch Abschnitt Abschnitt “2.5 Weitere Funktionen des Asset Managers (insbesondere Bildbearbeitung”)	Open
5	Dateien suchen Auswahl eines Attributs (Suchkriteriums) Wert (Dateiname, Autor, Urheber usw.) eingeben Suche starten klicken Wenn im Asset Manager ein bestimmtes Bild gesucht wird, der genaue Dateiname jedoch nicht bekannt ist, kann auch ein Teil des Namens verwendet werden. Mithilfe des Sternchens „*“ lassen sich Suchbegriffe flexibel gestalten. Beispielsweise führt die Suche nach *Test* zum Treffer der Datei „Beispielbild_Test.jpg“.	Open

2.3 Dateien/Bilder hochladen

Sofern Redakteure für einen Ordner schreibberechtigt sind, verfügen sie über die Schaltfläche “Asset von lokaler Festplatte übertragen” und können somit Assets in die entsprechenden Ordner des Asset Managers hochladen.

	Aktion	Vorschau im CMS

	Aktion	Vorschau im CMS
1	Asset Manager der Asset Manager kann über das Menü aufgerufen werden	Open
2	Ordnerauswahl Auswahl des entsprechenden Ordners, in welchen neue Dateien hochgeladen werden sollen	Open
3	Asset von lokaler Festplatte übertragen	Open
4	Datei auswählen	Open
5	Auswahl einer Datei entsprechende Datei aus dem lokalen Verzeichnis des Computers auswählen     Die Darstellung zeigt eine beispielhafte Darstellung des Explorers. Kann ggf. abweichen.   siehe auch 11.7 Bildformat WebP - Informationen und Hinweise | Können Bilder im WebP Format hochgeladen werden?	Open
6	Lokale Datei übertragen die ausgewählte Datei wird angezeigt Auswahl mit “OK” bestätigen	Open
7	Attribute alternative Bildbeschreibung einfügen Bildtitel einfügen interne Bildinformation einfügen Quellenangabe (Urheber) zum Bild einfügen mit “OK” bestätigen die Datei wird in den entsprechenden Ordner hochgeladen und abgelegt Die Angabe der Attribute ist obligatorisch. Änderungen sind jedoch später möglich. Siehe dazu Abschnitt 2.4 Attribute und 2.5 Weitere Funktionen des Asset-Managers (insbesondere Bildbearbeitung).	Open

2.4 Attribute

Um Bilder und Dateien suchmaschinenfreundlich und BITV-konform zu verwenden, müssen bestimmte Attribute angegeben werden. Diese Angaben sind verpflichtend, können jedoch bei Bedarf jederzeit angepasst werden, um geänderten Anforderungen zu entsprechen.

2.4.1 Alternative Bildbeschreibung

Das so genannte “Alt-Attribut” wird verwendet, um den Inhalt eines Bildes zu beschreiben, wenn das Bild selbst nicht angezeigt werden kann. Aus folgenden Gründen ist die Verwendung des Alternativtextes wichtig und obligatorisch:

• Barrierefreiheit: Menschen mit Sehbehinderungen oder Blindheit nutzen Screenreader, die den Alt-Text vorlesen. So können sie verstehen, was auf dem Bild zu sehen ist oder welchen Zweck es erfüllt.

• SEO (Suchmaschinenoptimierung): Suchmaschinen wie Google können Bilder nicht "sehen". Der Alt-Text hilft Suchmaschinen, den Inhalt der Bilder zu interpretieren, was die Auffindbarkeit der Webseite verbessern kann.

• Fehlerhafte Darstellung: Wenn ein Bild nicht geladen werden kann (z. B. wegen langsamer Internetverbindung), wird der Alt-Text angezeigt, damit Nutzer wissen, was dort eigentlich zu sehen wäre.

Ein gutes Alt-Attribut ist prägnant, beschreibt das Wesentliche des Bildes und vermeidet unnötige Füllwörter wie "Bild von" oder "Foto von".

2.4.2 Bildtitel

Der Bildtitel ist wichtig, um ein Bild kurz zu benennen und seinen Inhalt verständlich zu machen – vor allem für Barrierefreiheit, SEO und eine bessere Auffindbarkeit in Medienverwaltungen.

2.4.3 Interne Bildinformation

Die interne Bildinformation dient als Information um Bilder im System schnell zu identifizieren und voneinander zu unterscheiden — unabhängig vom sichtbaren Kontext auf der Webseite.

2.4.4 Quellenangaben zum Bild

Keine Pflichtangabe aber dringend empfohlen ist der “Copyright-Attribut”, die Urheberrechtsangabe. Auch im Internet dürfen Bilder nicht ohne Nennung des Urhebers genutzt werden und dieser Urheber muss darum im Feld “Quellenangaben zum Bild” benannt werden, völlig unabhängig davon, ob die Nutzung kostenfrei ist oder nicht. Sofern der Rechteinhaber des Bildes eine kommerzielle oder freie Bilddatenbank ist, wird in das Copyright-Attribut der Name der jeweiligen kommerziellen Bilddatenbank eingetragen.

2.5 Weitere Funktionen des Asset Managers (insbesondere Bildbearbeitung)

	Aktion	Vorschau im CMS

	Aktion	Vorschau im CMS
1	Datei auswählen auf der rechten Seite werden Informationen zum Bild und weitere Bearbeitungsmöglichkeiten eingeblendet	Open
2	Bearbeitungsmöglichkeiten zur Vereinfachung werden nur einzelne Möglichkeiten kurz beschrieben Ausschnitt definieren  siehe Abschnitt 2.5.1 Bildbearbeitung Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten siehe Abschnitt 2.5.1 Bildbearbeitung Attribute bearbeiten siehe Abschnitt 2.4 Attribute Datei löschen löscht die Datei vom Server. Verwendung anzeigen sucht schnell diejenigen Seiten/Seiteninhalte im Projekt, die das Bild verwenden Datei herunterladen lädt eine Kopie auf den lokalen Rechner herunter	Open

2.5.1 Bildbearbeitung

1	Ausschnitt definieren (siehe Punkt 2) Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten (siehe Punkt 3)	Open
2	Ausschnitt definieren Datei Quelldatei ersetzen oder Neue Datei erstellen (entsprechenden Dateinamen eintragen) „Quelldatei ersetzen“ bedeutet, dass eine geänderte Bilddatei auch alle Seiteninhalte beeinflusst, in denen dieses Bild verwendet wird. Mit anderen Worten: Änderungen an der Datei wirken sich systemweit auf alle Referenzen dieses Bildes aus. Seitenverhältnis Ausschnitt über Freihandauswahl innerhalb des Bildes wählen Bearbeiten des gewünschten Bildausschnitts durch Ziehen der Eckpunkte der Markierung mit “OK” bestätigen	Open
3	Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten Datei Quelldatei ersetzen oder Neue Datei erstellen (entsprechenden Dateinamen eintragen) „Quelldatei ersetzen“ bedeutet, dass eine geänderte Bilddatei auch alle Seiteninhalte beeinflusst, in denen dieses Bild verwendet wird. Bildbearbeitungsmöglichkeiten siehe Abbildung Bild konvertieren Im Asset Manager wurde die OpenSource-Software ImageMagick (Bild konvertieren) integriert. Neben den separat zusammengefassten Bearbeitungsmöglichkeiten, Spiegeln, Schwarzweiß, Invertieren und Resize können erfahrene oder experimentierfreudige Redakteure komplexe Bildbearbeitung sehr effektiv und ohne das zCMS zu verlassen über die Bild konvertieren - Kommandozeile erledigen, wobei sich insbesondere Filter-Befehle für die Kommandozeile eignen, also z.B. "-sharpen" bzw. -blur oder auch -normalize. Im Internet finden sich hierzu unzählige Anleitungen.	Open

2.6 Anwendungsbeispiel Bildauswahl über den Asset Manager im Seiteninhalt

Im folgenden Abschnitt wird der Seiteninhalt “Überschrift und Bild oder Bilderslider und Textabsatz” als Beispiel verwendet. Die Erstellung und Bearbeitung dieses Seiteninhalts ist im Kapitel Überschrift und Bild oder Bilderslider und Textabsatz zu finden

	Symbol	Aktion	Vorschau im CMS

	Symbol	Aktion	Vorschau im CMS
1		Bild soll ein Bild neu eingefügt werden oder ein bereits bestehendes Bild geändert oder bearbeitet werden, so öffnet sich der Dialog “Element bearbeiten img_Bild” (siehe Punkt 2)	Open
2	Open	Asset Manager öffnen	Open
3		Bild/Datei auswählen gewünschtes Bild auswählen ODER Bild/Datei suchen siehe auch Abschnitt 2.2 Aufruf des Asset Manager über das Hauptmenü Punkt 5 "Dateien suchen" mit Klick auf den Dateinamen wird das Bild gewählt auf der rechten Seite werden Informationen zum Bild und weitere Bearbeitungsmöglichkeiten eingeblendet Auswahl mit “OK” bestätigen Ist ein gewünschtes Asset noch nicht vorhanden, kann es auch von hier aus hochgeladen werden. Siehe dazu Abschnitt 2.3 Dateien und Bilder hochladen	Open
4		Darstellung nach Auswahl des Bildes aus dem Asset Manager	Open